L'asbl Roma (ci-après « De Roma ») considère qu'il est très important de protéger vos données à caractère personnel : nous mettons tout en œuvre pour garantir le respect de votre vie privée.

Dans la présente déclaration, nous expliquons quelles données nous conservons, pourquoi nous les conservons et ce que vous pouvez faire si vous n'êtes pas d'accord.

Dans tous les cas, De Roma se conforme aux lois et règlements applicables, y compris le règlement général sur la protection des données (règlement UE 2016/679) et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Contrôleur

En tant que De Roma, nous sommes responsables du traitement de vos données à caractère personnel. Si vous avez des questions après avoir lu notre déclaration de confidentialité, veuillez nous contacter ici :

De Roma ASBL
Turnhoutsebaan 329
2140 Borgerhout
Numéro d'entreprise : 0479 340 544
RPR : Tribunal d'entreprise d'Anvers
privacy@deroma.be
 

À qui s'adresse cette déclaration de confidentialité ?

Cette déclaration de confidentialité s'applique à tous les services que nous offrons.

Nous traitons les données de :

• Clients (actuels, anciens et futurs) (y compris les acheteurs de billets) et/ou partenaires commerciaux ;
• Fournisseurs, prestataires artistiques et partenaires avec lesquels nous travaillons ;
• les visiteurs et les utilisateurs de notre site web
• Les prospects, les parties intéressées (y compris les participants), les contacts utiles dans notre secteur, les contacts de réseau et les contacts d'experts ;

Comment collectons-nous les données à caractère personnel ?

Il existe un certain nombre de situations dans lesquelles nous collectons et utilisons vos données personnelles :

Données que vous nous fournissez directement

Nous collectons les données personnelles que vous nous communiquez vous-même de diverses manières, notamment

• En visitant notre site web https://www.deroma.be ;
• En achetant des billets
• En vous abonnant à notre bulletin d'information ;
• Lorsque vous nous contactez par courriel, par les médias sociaux, par téléphone ou par lettre ;
• Lorsque nous faisons une offre ou concluons un accord avec vous ;
• Lorsque vous (avez) pris contact avec nous de toute autre manière ;

Les données que vous nous fournissez indirectement

L'auditorium, les bureaux et le restaurant de De Roma sont filmés en permanence par des caméras de sécurité et de surveillance afin de garantir la sécurité. Ces images de vous sont collectées principalement pour la sécurité de nos visiteurs.

Il est également possible que lors de spectacles, d'événements, d'activités et/ou d'ateliers, des photos soient prises ou des vidéos enregistrées. Il s'agit principalement d'images des artistes et de photos d'ambiance du public. Parfois, en tant que spectateur ou bénévole, vous pouvez être reconnu sur l'une des photos. Ces images peuvent être utilisées à des fins de marketing et publiées sur notre site web, via les médias sociaux et dans notre matériel imprimé.

Vous avez toujours la possibilité d'informer le photographe que vous ne souhaitez pas être photographié. Si vous souhaitez vous opposer à l'utilisation d'images à des fins de marketing, vous pouvez nous en informer à l'adresse suivante : privacy@deroma.be.

Données collectées automatiquement

Nous collectons automatiquement des données par le biais de cookies lorsque vous utilisez, accédez ou interagissez avec nos sites web. Pour plus d'informations sur notre utilisation des cookies, veuillez lire notre cookie policy.

Informations obtenues par l'intermédiaire d'un tiers avec lequel nous travaillons

Des données personnelles peuvent être partagées avec nous par la FNAC ou Ticketswap si vous (ré)achetez des billets pour nos événements par leur intermédiaire.
La ville d'Anvers et l'UiTPAS partagent également des données personnelles avec nous afin que nous puissions appliquer le taux de réduction Verhoogde Tegemoetkoming.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons auprès de vous et pourquoi ?

Lorsque vous visitez notre site web, nous collectons

• des informations techniques sur les moyens de connexion (l'adresse IP, le système d'exploitation, les fournisseurs d'accès à Internet utilisés et d'autres informations similaires)
• des données relatives au comportement et aux habitudes des visiteurs lors de l'utilisation du site web (par exemple, le comportement de navigation), au moyen de cookies non essentiels et de technologies similaires (par exemple, les balises pixel).
• les données que vous communiquez sur les formulaires web (par exemple pour la lettre d'information).

Nous utilisons ces informations pour

• Faire en sorte que le site web fonctionne correctement sur votre ordinateur et le protéger contre toute utilisation non autorisée (intérêt légitime d'assurer le bon fonctionnement de notre organisation).
• Améliorer votre expérience sur le site web (nous demandons l'autorisation préalable de placer des cookies non essentiels).
• Enregistrer le succès d'une publicité dans les médias sociaux (suivi des conversions dans les médias sociaux) (nous demandons l'autorisation au préalable).
• Afficher des publicités de De Roma sur les médias sociaux, en fonction de vos centres d'intérêt (reciblage) (nous demandons l'autorisation préalable).

Étant donné que nous utilisons des cookies pour traiter les données ci-dessus, veuillez vous référer à notre cookie policy pour de plus amples explications.

Lorsque nous vendons un billet pour une activité (spectacle, concert, projection de film, ...), nous collectons :

• des données d'identification : prénom, nom et adresse
• Adresse personnelle : pays, code postal, ville, rue et numéro de maison
• Données de contact : adresse électronique et numéro de téléphone
• la date de naissance
• L'activité pour laquelle vous achetez un billet
• Votre consentement à être informé des annonces de concerts de notre coorganisateur (le cas échéant)
• Données financières (telles que l'allocation majorée) et données de paiement (via notre fournisseur de services de paiement)
• Demandes des facilités supplémentaires pendant votre visite

Nous utilisons ces informations pour

• Envoyer la confirmation de votre achat et télécharger vos billets (la base juridique étant l'exécution du contrat)
• Envoyer des e-mails relatifs au spectacle que vous venez voir. Vous recevrez ainsi les dernières informations pratiques et vous pourrez télécharger à nouveau vos billets. Par la suite, les photos vous seront également envoyées. (exécution de l'accord)
• Permettre l'accès à l'événement, y compris les facilités supplémentaires (exécution de l'accord)
• Traiter les paiements (exécution de l'accord)
• Demander une place sur la liste d'attente (exécution de la convention)
  transmettre votre adresse électronique au coorganisateur du concert (base juridique : consentement)
• Mettre à jour votre profil personnel de client et conserver l'historique de vos commandes (intérêt légitime à pouvoir proposer des produits ciblés)

Lorsque vous vous inscrivez à notre lettre d'information (De Roma Nieuwsflash), à notre magazine (par la poste) ou à nos listes de SMS, nous collectons :

• des données d'identification : nom et prénom
• données de contact : adresse e-mail et adresse postale facultative (pays, code postal, commune, rue, numéro) ou numéro de téléphone mobile (pour les listes SMS)
• les courriers que nous vous envoyons, si vous ouvrez ces courriers et les actions qui en découlent.

Nous utilisons ces données pour :

• la publication et la distribution d'un bulletin d'information (base juridique : consentement)
• la pertinence pour le destinataire de l'information envoyée (intérêt légitime)
• l'envoi de notre magazine (base légale consentement)
• l'envoi de messages SMS pour vous tenir informé d'actions et de concours spéciaux et exclusifs par SMS (consentement de la base juridique).

Lorsque vous utilisez notre webshop (par exemple pour acheter des produits ou des bons d'achat), nous collectons :

• des données d'identification : prénom et nom de famille
• Coordonnées : adresse électronique et adresse postale
  l'adresse de livraison
• Le produit que vous achetez
• Les données financières et de paiement

En commandant sur notre boutique en ligne, nous utiliserons vos données personnelles pour

• le fonctionnement du panier d'achat
• pour les commandes, les livraisons et les factures
• l'administration de la base de données des clients
• la mise à jour de votre profil personnel de client et la conservation de l'historique de vos commandes (intérêt légitime)
• le marketing (vous informer de produits ou services similaires (base juridique : intérêt justifié)).
• En outre, nous pouvons utiliser votre courrier pour évaluer la satisfaction de nos clients (intérêt légitime).

Lorsque nous réalisons un événement, faisons une offre ou concluons un contrat avec vous (par exemple, location de salle), nous collectons :

• Les données d'identification des contacts :
• Les coordonnées professionnelles (numéro de téléphone professionnel, adresse électronique professionnelle).
• L'organisation pour laquelle les personnes de contact travaillent et leur position au sein de cette organisation.
• Données financières et données de paiement

Nous utilisons ces informations pour

• Permettre l'exécution de l'accord, la base juridique étant l'exécution de l'accord
• Traiter les paiements (exécution de l'accord)
• La gestion générale des clients, y compris la facturation et le traitement comptable (exécution de l'accord)
• La gestion des fournisseurs, y compris le traitement comptable (exécution de l'accord).

Lorsque vous participez aux activités de De Roma en tant que bénévole ou étudiant, nous collectons les données suivantes :

• Données d'identification
• Données de contact
• Données que vous nous communiquez sur vos capacités à effectuer certaines tâches
• Disponibilité pour les activités
• Participation aux activités

Nous utilisons ces informations pour planifier et coordonner vos efforts et votre coopération (exécution de l'accord)

Lorsque vous communiquez avec nous, par téléphone, courriel, médias sociaux, conversation ou tout autre canal que vous préférez, nous pouvons collecter

• Évidemment le contenu de votre message, mais aussi ses détails techniques, tels que la date et l'heure et le destinataire.
• Les données d'identité que vous nous fournissez, telles que votre nom, votre adresse (électronique), votre numéro de téléphone, votre fonction, ...
• Toute autre information que vous nous communiquez.

Nous utilisons ces informations pour communiquer avec vous. Nous invoquons notre intérêt légitime pour répondre à vos questions ou commentaires.

Nous pouvons collecter auprès de prospects, de parties intéressées, de contacts utiles au sein de notre secteur, de contacts de réseaux et de contacts d'experts :

• Données d'identification : nom et prénom ;
• Données de contact : adresse postale (rue, numéro, code postal, commune, pays), adresse électronique, numéro(s) de téléphone ;
• Données de contact de l'entreprise : nom, adresse postale, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone de l'entreprise, fonction au sein de l'organisation.

Nous collectons ces données personnelles pour établir ou poursuivre et maintenir une relation professionnelle avec vous ou votre organisation. Pour ce faire, nous invoquons notre intérêt légitime à construire et entretenir notre réseau.

Enfin, toutes les données à caractère personnel que nous collectons sont également traitées pour les finalités suivantes :

• Nous pouvons utiliser vos données pour vous informer sur nos produits, services et activités. Ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime ou sur votre consentement explicite préalable dans la mesure requise.
• Nous utilisons également vos données pour analyser et améliorer l'utilisation et le fonctionnement général de nos services et à des fins statistiques (intérêt légitime).
• Gestion des litiges et des procédures judiciaires, recouvrement ou transfert de créances et protection de nos droits en général (intérêt légitime) ;
• Lutter contre les fraudes et les abus éventuels (intérêt légitime).
• Pour remplir une obligation légale ou répondre à une demande des autorités compétentes telles que les forces de police, les autorités judiciaires, l'autorité chargée de la protection des données, etc.
• Informer un tiers dans le cadre d'une éventuelle fusion ou acquisition avec ou par ce tiers. Pour ce faire, nous invoquons notre intérêt légitime à entreprendre de telles transactions.

Nous supposons que ces objectifs correspondent à vos attentes lorsque vous utilisez les services de De Roma.

Si vos données personnelles sont traitées sur la base d'un consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Pour ce faire, vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@deroma.be ou vous désabonner en cliquant sur le lien figurant au bas de nos bulletins d'information.

Lorsque nous nous appuyons sur le motif de traitement légal de nos intérêts légitimes, vous avez toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données (comme le marketing direct).

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Avec des tiers - sous-traitants

Nous pouvons communiquer les données que vous nous fournissez à des prestataires de services externes que nous utilisons pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus.

Par exemple, nous faisons appel à des prestataires de services externes pour

• Fournir l'infrastructure informatique (y compris le réseau informatique, les serveurs, etc.) ;
• Stocker et traiter des données numériques (et des fichiers) dans le cloud(y compris Office365) ;
• La prise en charge de l'environnement internet et la gestion de notre site web ;
• Vente de billets et mailings (Ticketmatic)
• Envoi de messages SMS
• Planification d'événements, de bénévoles et de travaux d'étudiants ;
• Faciliter les appels vidéo, par exemple Teams, Zoom et Google Meet ;
• Vente de produits et de services par l'intermédiaire de notre boutique en ligne ;
• S'occuper de l'administration financière et du secrétariat social ;
  Fournir des conseils juridiques et une assistance pour se conformer à la loi et/ou aux réglementations.

Ces prestataires de services externes n'ont accès à certaines données et informations que dans le cadre de leur mission. En d'autres termes, ils n'agissent que sur nos instructions et en notre nom, et ne sont donc jamais autorisés à utiliser vos données à leurs propres fins. À cette fin, nous avons conclu un « accord de sous-traitance » avec ces parties.

Si nous utilisons des sous-traitants et des soustraitants situés en dehors de l'Espace économique européen, nous prenons les mesures nécessaires pour garantir la sécurité du transfert et le traitement licite de vos données dans ces pays tiers.

Tiers - destinataires

Nous partageons des données à caractère personnel avec les tiers suivants :

• Les organisateurs de concerts, les groupes et les locataires de salles de De Roma pour vous envoyer des conseils sur les concerts, des conseils sur des événements qui n'ont pas nécessairement lieu à De Roma et des informations sur les groupes, mais uniquement si vous avez donné votre accord.
• Gouvernement et autorités : Nous transmettons vos données au gouvernement et aux autorités si la loi l'exige et l'autorise (y compris les administrations fiscales, les organismes de sécurité sociale, les autorités de subvention, la police, etc.)

Nous concluons naturellement les accords nécessaires avec ces parties pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et pour veiller à ce qu'elles ne soient utilisées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et uniquement pour la durée nécessaire dans le cadre de la coopération.

De Roma ne vend pas de données personnelles à des organisations externes. Nous ne partagerons pas non plus vos données personnelles avec d'autres organisations pour leurs propres communications marketing.
 

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

De Roma ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été traitées. Les périodes de conservation peuvent varier en fonction de la finalité.

De Roma s'engage à ne pas conserver les données plus de 10 ans après le dernier contact/utilisation (ou la fin de la relation ou de la coopération), sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de conserver plus longtemps sur la base d'une législation spécifique (par exemple, dans le domaine de la comptabilité ou de la législation fiscale et sociale) ; ou en cas de responsabilité contractuelle plus longue ; ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont encore nécessaires.

Comme indiqué ci-dessous, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles de nos bases de données. Si le traitement est basé sur votre consentement, nous conserverons vos données personnelles jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement.

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre tout traitement ou utilisation illicite :

• Toutes les personnes susceptibles d'avoir accès à vos données pour le compte de De Roma sont tenues au secret.
• Notre personnel est conscient et informé de l'importance de la protection des données personnelles.
• Nous appliquons une politique de nom d'utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes, en combinaison avec une authentification multifactorielle (MFA) ;
• Les employés ont accès à vos données dans la mesure où ils ont besoin de ces informations pour s'acquitter correctement de leurs tâches.
• Nous effectuons des sauvegardes des données à caractère personnel afin de les restaurer en cas d'incidents physiques ou techniques ;
• Nous cryptons les informations lors de la transmission des données sur l'internet en utilisant le protocole TLS (Transport Layer Security).

Si un incident impliquant vos données se produit, nous vous en informerons personnellement dans les circonstances prévues par la loi.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Étant donné que nous collectons et traitons vos données à caractère personnel, vous disposez d'un certain nombre de droits.

Vous avez le droit d'accéder aux données personnelles vous concernant et d'en recevoir une copie. Cela vous permet de vérifier les informations que nous détenons sur vous. Nous pouvons facturer des frais raisonnables pour couvrir nos coûts administratifs pour chaque copie supplémentaire que vous demandez.

Vous avez le droit de rectifier et de compléter vos données si elles sont incorrectes, ne sont plus correctes ou sont incomplètes. Vous pouvez à tout moment vérifier et modifier vos données personnelles et vos préférences de communication en cliquant sur le lien figurant sous vos données personnelles dans l'e-mail de commande.

Vous avez le droit d'obtenir l'effacement des données personnelles que nous avons reçues de votre part et qui ne sont plus strictement nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été traitées.
Toutefois, nous ne sommes pas toujours obligés d'effacer vos données lorsque vous le demandez. Nous ne sommes tenus de le faire que dans les cas prévus par la loi.

Vous avez le droit de limiter le traitement des données. Si vous vous opposez au traitement de certaines données, vous pouvez demander l'arrêt de ce traitement. Dans ce cas, nous continuerons à conserver vos données, mais nous en limiterons l'utilisation. De cette manière, le traitement est temporairement interrompu jusqu'à ce que, par exemple, nous soyons certains de l'exactitude des données. Nous ne devons le faire que dans les cas prévus par la loi.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données sur la base de nos intérêts légitimes. Vous devez alors l'expliquer en vous basant sur votre situation personnelle. Dans ce cas, nous devons cesser le traitement, à moins que nous n'invoquions des motifs légitimes impérieux pour poursuivre le traitement.
Toutefois, quelle que soit la base juridique sur laquelle nous nous appuyons, vous pouvez toujours vous opposer, sans donner de raisons, à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct (par exemple, mailing informatif de masse, envoi de bulletins d'information). Nous vous désinscrirons alors immédiatement.
Vous aurez la possibilité de vous désinscrire avec chaque e-mail d'information.

Vous avez le droit à la portabilité des données pour obtenir de notre part une copie des données à caractère personnel dans un format structuré, commun et lisible par machine. Cela ne concerne que les données personnelles que vous nous avez fournies.

Notre traitement de vos données personnelles n'implique pas de profilage et vous ne serez donc pas non plus soumis à des décisions entièrement automatisées.

Dans les cas où nous avons demandé votre consentement pour collecter et traiter vos données à caractère personnel, vous avez toujours le droit de retirer votre consentement.

Vous pouvez nous contacter à l'adresse privacy@deroma.be pour exercer vos droits. N'oubliez pas d'indiquer la raison de votre demande. Si nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité, nous pouvons vous demander des preuves supplémentaires de votre identité.

Où pouvez-vous déposer une plainte ?

Nous nous efforçons de traiter vos données à caractère personnel avec soin, en toute légitimité et conformément à la réglementation en vigueur.

Si vous avez une plainte concernant le traitement de vos données personnelles ou l'exercice de vos droits, nous vous demandons de nous contacter directement à ce sujet à l'adresse privacy@deroma.be.

Si vous estimez que vos droits ont été violés et que vos préoccupations ne sont pas prises en compte au sein de notre organisation, vous êtes toujours libre de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données :

Autorité de protection des données
Rue du Printing Press 35, 1000 Bruxelles
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
contact@apd-gba.be

Quand cette déclaration de confidentialité a-t-elle été modifiée pour la dernière fois ?

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de temps à autre. Si les modifications sont importantes, nous vous en informerons sur notre site web ou par courrier électronique.

La dernière modification a eu lieu le 22 avril 2024