Privacy Policy

De Roma vzw (hierna afgekort “De Roma”) vindt het heel belangrijk om jouw persoonsgegevens te beschermen: wij doen er alles aan om jouw privacy te verzekeren.

In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we bijhouden, waarom we die bijhouden en wat je kan doen als je niet akkoord bent.

De Roma houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke

Als De Roma zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt, kan je ons hier contacteren:

De Roma VZW
Turnhoutsebaan 329
2140 Borgerhout
Ondernemingsnummer : 0479 340 544
RPR : Ondernemingsrechtbank Antwerpen
privacy@deroma.be

Voor wie is deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die we aanbieden.

We behandelen de verwerking van gegevens van:

• Klanten (huidige, voormalige en toekomstige) (o.a. kopers van tickets) en/of zakenpartners;
• Leveranciers, artistieke opdrachtnemers en partners waarmee wij samenwerken;
• Bezoekers en gebruikers van onze website
• Prospecten, geïnteresseerden (o.a. deelnemers), nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen;

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens ?

Er zijn een aantal situaties waarin wij je persoonsgegevens verzamelen en gebruiken:

Gegevens die je ons zelf rechtstreeks verstrekt

We verzamelen persoonsgegevens die je zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, door o.a.

• Bij een bezoek aan onze website https://www.deroma.be;
• Aankopen van tickets;
• Inschrijven op onze nieuwsbrief;
• Wanneer je ons contacteert via e-mail, sociale media, telefoon of per brief;
• Wanneer wij een offerte opmaken of een overeenkomst met je afsluiten;
• Wanneer je op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen);

Gegevens die je ons onrechtstreeks verstrekt

De zaal van De Roma, de kantoren en het restaurant worden permanent gefilmd door bewakings- en toezichtcamera’s om de veiligheid te garanderen. Deze beelden van jou worden in eerste instantie verzameld voor de veiligheid en beveiliging van onze bezoekers.

Het is ook mogelijk dat er tijdens optredens, evenementen, activiteiten en/of workshops foto’s genomen worden of filmpjes worden opgenomen. Dit gaat vooral om beelden van de artiesten en sfeerfoto’s van het publiek. Soms kan je als toeschouwer of vrijwilliger wel herkenbaar zijn op één van de foto’s. Deze beelden kunnen gebruikt worden voor marketingdoeleinden en gepubliceerd worden op onze website, via social media en in ons drukwerk.

Je hebt steeds de mogelijkheid om aan de fotograaf te melden dat je niet gefotografeerd wilt worden. Als je bezwaar wil maken tegen het gebruik van beelden voor marketingdoeleinden, kan je ons dit meedelen via privacy@deroma.be.

Gegevens die we automatisch verzamelen

We verzamelen automatisch gegevens via cookies bij je gebruik, toegang of interactie met onze websites. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies lees je best onze cookieverklaring.

Informatie die we verkregen via een derde partij waarmee we samenwerken

Persoonsgegevens kunnen met ons worden gedeeld door FNAC of Ticketswap als je via hen tickets voor onze evenementen (ver)koopt.
Stad Antwerpen en UiTPAS delen ook persoonsgegevens met ons zodat we het kortingstarief Verhoogde Tegemoetkoming kunnen toepassen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou en waarom?

Wanneer je onze website bezoekt verzamelen wij:

• technische informatie over de verbindingsmiddelen (het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetproviders en andere soortgelijke informatie)
• gegevens i.v.m. de gedragingen en gewoontes van de bezoekers bij het gebruik van de website (o.a. surfgedrag), door middel van niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologie (o.a. pixel tags).
• de gegevens die je meedeelt op webformulieren (o.a. voor nieuwsbrief).

Deze informatie gebruiken we om:

• De website correct te laten functioneren op je computer en te beschermen tegen onrechtmatig gebruik (gerechtvaardigd belang van het verzekeren van de goede werking van onze organisatie).
• Je website-ervaring te verbeteren (wij vragen op voorhand toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies)
• Het succes van een sociale media advertentie te registreren (social media conversion tracking) (wij vragen op voorhand toestemming)
• Advertenties van De Roma op social media te tonen, gebaseerd op jouw interesses (retargeting) (wij vragen op voorhand toestemming)

Aangezien wij voor het verwerken van bovenstaande gegevens vertrouwen op het gebruik van cookies, verwijzen wij je voor meer uitleg hierover naar onze cookieverklaring.

Wanneer wij een ticket voor een activiteit (voorstelling, concert, filmvertoning, …) verkopen verzamelen wij :

• Identificatiegegevens : voornaam en achternaam en aanspreking
• Huisadres : land, postcode, gemeente, straat en huisnummer
• Contactgegevens : e-mailadres en telefoonnummer
• Geboortedatum
• De activiteit waarvoor je een ticket koopt
• Je toestemming om op de hoogte te blijven van de concertaankondigingen van onze medeorganisator (indien dit van toepassing is)
• Financiële bijzonderheden (zoals verhoogde tegemoetkoming) en betalingsgegevens (via onze payment provider)
• Aanvraag extra faciliteiten tijdens je bezoek

Deze informatie gebruiken wij om:

• Bevestiging te sturen van je aankoop, en je tickets te downloaden (met als rechtsgrond uitvoering overeenkomst)
• E-mails te sturen met betrekking tot de voorstelling die je komt bezoeken. Je krijgt op die manier de laatste praktische info en je kan je tickets opnieuw downloaden. Nadien krijg je ook de foto’s toegestuurd. (uitvoering overeenkomst)
• Toegang te geven tot het evenement, met inbegrip van extra faciliteiten (uitvoering overeenkomst)
• Betalingen te verwerken (uitvoering overeenkomst)
• Een plaats op de wachtlijst aan te vragen (uitvoering overeenkomst)
• Je e-mailadres door te geven aan de medeorganisator van het concert (rechtsgrond toestemming)
• Je persoonlijk klantenprofiel bij te werken en je ordergeschiedenis bij te houden (gerechtvaardigd belang om gericht producten aan te kunnen bieden)

Wanneer je inschrijft op onze nieuwsbrief (De Roma Nieuwsflash), ons magazine (per post) of SMS-lijsten verzamelen wij :

• Identificatiegegevens : naam en voornaam
• contactgegevens : e-mailadres en optioneel postadres (land, postcode, gemeente, straat, nummer) of mobiele telefoonnummer (voor SMS-lijsten)
• welke mails we jou sturen, of je deze mails opent, en welk acties volgen uit deze mails

Deze gegevens gebruiken wij voor :

• de publicatie en verspreiding van een nieuwsbrief (rechtsgrond toestemming)
• relevantie voor de bestemmeling van de gestuurde informatie (gerechtvaardigd belang)
• toesturen van ons magazine (rechtsgrond toestemming)
• sturen van SMS- berichten om je op de hoogte te houden te brengen van speciale en exclusieve sms-acties en -wedstrijden (rechtsgrond toestemming).

Wanneer je gebruik maakt van onze webshop (voor bv. merch of waardebonnen) verzamelen wij :

• Identificatiegegevens : voornaam en familienaam
• Contactgegevens : e-mailadres en postadres
• Leveringsadres
• Het product dat je koopt
• Financiële bijzonderheden en betalingsgegevens

Door te bestellen op onze webshop zullen we je persoonsgegevens gebruiken voor

• de werking van 'het winkelmandje',
• voor bestellingen, leveringen en facturen,
• de administratie van het klantenbestand
• Je persoonlijk klantenprofiel bij te werken en je ordergeschiedenis bij te houden (gerechtvaardigd belang)
• marketing (je informeren over gelijkaardige producten of diensten (rechtsgrond gerechtvaardigd belang)
• Verder kunnen we je mail gebruiken om te peilen naar klantentevredenheid (gerechtvaardigd belang).

Wanneer wij een opdracht/evenement uitvoeren, een offerte opmaken of een contract met je sluiten (o.a. zaalverhuur) verzamelen wij :

• Identificatiegegevens contactpersonen :
• Professionele contactgegevens (professioneel telefoonnummer, professioneel e-mailadres)
• De organisatie waarvoor de contactpersonen werken en functie binnen die organisatie
• Financiële bijzonderheden en betalingsgegevens

Deze informatie gebruiken wij om:

• de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, met als rechtsgrond uitvoering overeenkomst
• Betalingen te verwerken (uitvoering overeenkomst)
• Algemeen klantenbeheer met inbegrip van facturatie en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
• Leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst)

Wanneer je meewerkt aan activiteiten van De Roma als vrijwilliger of student, verzamelen we volgende gegevens :

• Identificatiegegevens
• Contactgegevens
• Gegevens die je ons meedeelt ivm je capaciteiten voor bepaalde taken
• Beschikbaarheid voor activiteiten
• Deelname aan activiteiten

Deze informatie gebruiken we om je inzet en medewerking te plannen en af te stemmen (uitvoering overeenkomst)

Wanneer je met ons communiceert, via telefoon, e-mail, sociale media, gesprek of eender welk ander kanaal je verkiest, kunnen wij verzamelen:

• uiteraard de inhoud van je bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.
• de identiteitsgegevens die je ons bezorgt, zoals je naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, functie, …
• alle andere informatie die je ons meedeelt.

Deze informatie gebruiken wij om met jou te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op je vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden.

Van prospecten, geïnteresseerden, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen kunnen wij verzamelen:

• identificatiegegevens: naam en voornaam;
• contactgegevens: postadres (straat, nummer, postcode, gemeente, land), e-mailadres, telefoonnummer(s);
• bedrijfscontactgegevens: naam, postadres, professioneel e-mail adres, bedrijfstelefoonnummer, functie binnen de organisatie.

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om een professionele relatie met jou of jouw organisatie uit te bouwen of verder te zetten en te onderhouden. Wij doen hiervoor een beroep op ons gerechtvaardigd belang om ons netwerk uit te bouwen en te onderhouden.

Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende doeleinden verwerkt:

• We kunnen je gegevens gebruiken om je te informeren over onze producten, diensten en activiteiten. Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang of jouw expliciete voorafgaande toestemming voor zover die vereist is.
• Wij gebruiken je gegevens ook om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren en verbeteren en voor statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang).
• Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
• Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).
• Om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermings-autoriteit, enz.
• Om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie of overname met of door die derde. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om dit soort transacties te kunnen ondernemen.

Wij gaan ervan uit dat deze doeleinden binnen je verwachtingen liggen wanneer je gebruik maakt van de diensten van De Roma.

Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Je kan ons hiervoor contacteren op privacy@deroma.be of je kan je uitschrijven via de link die voorzien is onderaan onze nieuwsbrieven.

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, heb je steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens (zoals direct marketing).

Met wie delen wij je persoonsgegevens?

Met derden - verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij verstrekken aan externe dienstverleners waarop wij beroep doen voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van externe dienstverleners voor:

• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
• Het opslaan en verwerken van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud (o.a. Office365);
• Het verzorgen van de internetomgeving en het beheer van onze website;
• Ticketverkoop en mailings (Ticketmatic)
• Versturen van SMS-berichten
• Planning voor evenementen, voor vrijwilligers en voor studentenwerking;
• Het faciliteren van videobellen, nl. Teams, Zoom en Google Meet;
• Het verkopen van producten en diensten via onze webshop;
• Het verzorgen van de financiële administratie en sociaal secretariaat;
• Juridisch advies en ondersteuning bij het naleven van de wet en/of regelgeving

Deze externe dienstverleners krijgen enkel toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel op in onze opdracht en voor onze rekening, en mogen je gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken. Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.

Indien we beroep doen op verwerkers en subverwerkers die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd voorzien wij de nodige maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen en de rechtmatige verwerking van je gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Met participatief kunstenhuis Rataplan delen we ons ticketingsysteem. Beide partijen raadplegen en bewerken enkel klantengegevens van hun eigen klanten en sturen onder geen beding elkaars klanten aan.
• Concertorganisatoren, bands en zaalhuurders van De Roma om je concerttips, tips over evenementen die niet noodzakelijk in De Roma plaatsvinden en bandinformatie te versturen, maar alleen als je hiervoor toestemming hebt gegeven.
• Overheid en autoriteiten: Wij geven je gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht en toegestaan is (o.a. fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, subsidiërende overheden, politie, …).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.

De Roma verkoopt geen persoonlijke gegevens aan externe organisaties. Wij zullen je persoonlijke gegevens ook niet delen met andere organisaties voor hun eigen marketingcommunicatie.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

De Roma bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verwerkt. Bewaartermijnen kunnen per doel verschillen.

De Roma verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na laatste contact/gebruik (of de beëindiging van de relatie of samenwerking), tenzij voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving (o.a. op gebied van boekhouding of fiscale en sociale wetgeving) langer moeten bewaren; of in geval van een langere contractuele aansprakelijkheid; of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Zoals hieronder vermeld heb je het recht om ons te vragen jouw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen. Wanneer de verwerking op jouw toestemming gebaseerd is, dan houden wij je persoonsgegevens bij totdat je jouw toestemming intrekt.

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of gebruik, waaronder:

• Alle personen die namens De Roma van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Onze medewerkers zijn zich bewust en geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen, in combinatie met multi-factorauthenticatie (MFA);
• Aan medewerkers wordt toegang verleend tot jouw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We versleutelen informatie tijdens het verzenden van gegevens via internet door gebruik te maken van Transport Layer Security (TLS)

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, brengen we je daarvan persoonlijk op de hoogte, in de door de wet voorziene omstandigheden.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen ?

Aangezien wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschik je over een aantal rechten.

Je hebt recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Op die manier kan je nagaan over welke gegevens wij van jouw beschikken. Wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die je opvraagt.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens niet juist, niet meer juist of onvolledig zijn. Je kan op elk moment jouw persoonsgegevens en communicatievoorkeuren controleren en wijzigingen via de link onder je persoonsgegevens in je order e-mail.

Je hebt recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.
Wij zijn echter niet altijd verplicht je gegevens te wissen wanneer je dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Je hebt recht op beperking van gegevensverwerking. Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan je vragen om deze verwerking te stoppen. In dat geval blijven we jouw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit moet je dan wel uitleggen aan de hand van je persoonlijke situatie. In dit geval moeten wij de verwerking stopzetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.
Je kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter altijd, zonder opgave van reden, bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing doeleinden (vb. informatieve massa mailings, toesturen van nieuwsbrieven). Wij schrijven je dan onmiddellijk uit.
Je krijgt bij elke informatieve mail de mogelijkheid om je uit te schrijven.

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid om van ons een kopie van persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbaar formaat . Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt.

Onze verwerking van je persoonsgegevens omvat geen profilering en je zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Voor de gevallen waar wij jouw toestemming hebben gevraagd om je persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, heb je steeds het recht om je toestemming in te trekken.

Je kan ons contacteren op privacy@deroma.be om je rechten uit te oefenen. Geef zeker de reden van je vraag mee op. Wanneer we redelijke twijfels hebben over je identiteit, kunnen we jou om bijkomend bewijs van je identiteit vragen.

Waar kan je terecht met klachten?

We doen er alles aan om op een zorgvuldige, legitieme manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met jouw persoonsgegevens om te gaan.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij om hierover direct contact met ons op te nemen op privacy@deroma.be.

Als je van oordeel bent dat je rechten geschonden zijn en je binnen onze organisatie geen gehoor vindt voor je bezorgdheden staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
contact@apd-gba.be

Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd?

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij je hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

De laatste wijziging gebeurde op 22 april 2024